Tijdelijke wet maakt elektronisch vergaderen mogelijk

Om een aantal praktische problemen op te lossen die een gevolg zijn van het naleven van Covid 19 richtlijnen heeft de wetgever besloten om tijdelijk een aantal obstakels te verwijderen. Zo is het nu mogelijk om op elektronische wijze te vergaderen, ook als de statuten van de desbetreffende entiteit dat niet mogelijk maken. Het bestuur dient dan te besluiten dat er op elektronische wijze kan worden gestemd.

Het bestuur kan vervolgens besluiten dat vergadergerechtigden geen toegang hebben tot de algemene vergadering. Hiermee wordt het vereiste van het houden van een fysieke vergadering verlaten. Om toegang te mogen ontzeggen gelden wel de volgende voorwaarden:

  • De algemene vergadering moet langs elektronische weg voor alle vergadergerechtigden te volgen zijn.
  • Vergadergerechtigden moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om via elektronische weg vragen te stellen over onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

De antwoorden op die vragen moeten in de vergadering worden gegeven en vervolgens ook nog op de website van de rechtspersoon worden vermeld.
Ook tijdens de vergadering moeten vragen kunnen worden gesteld. Indien een vergadergerechtigde door wat voor oorzaak ook niet goed aan de vergadering kan deelnemen heeft dat geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van die vergadering.
Verder kan het bestuur bepalen dat voorafgaand uitgebrachte stemmen gelijkgesteld worden met stemmen uitgebracht in de vergadering.

Het houden van een algemene vergadering kan ook worden uitgesteld net als de termijn voor het opstellen van de jaarrekening, in beide gevallen voor vier maanden.
Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening brengt in beginsel een bewijsvermoeden met zich van een bestuurdersaansprakelijkheid in het kader van faillissement. Als het bestuur kan aantonen dat het niet tijdig deponeren een gevolg is van corona dan geldt het bewijsvermoeden niet.
Deze regelingen gelden voorlopig tot september 2020.

Wilt u meer weten over deze of andere formaliteiten voor het houden van een algemene vergadering? Bel ons voor het maken van een afspraak.


 

 
Disclaimer
Hoewel aan de samenstelling van deze nieuwsbrief de uiterste zorg is besteed, sluiten de samenstellers iedere aansprakelijkheid uit voor onjuistheden, onvolledigheden en eventuele gevolgen van het handelen op grond van deze informatie